Trimiterea invitațiilor de participare la un sondaj de opinie prin email către potențialii participanți joacă un rol cheie în a-i convinge să fie mai activi, lucru decisiv pentru rezultatele finale ale studiului. În acest articol, am sintetizat cele mai bune metode de a formula o invitație clară și eficace.
Respondenții trebuie să fie de accord să primească corespondența online
Este indicat să trimiți invitații de participare la un sondaj de opinie persoanelor care deja au acceptat să primească astfel de corespondență. Email-ul trebuie să conțină un scurt memento despre acceptul lor din trecut și motivul pentru care primesc astfel de mesaje. De exemplu, o introducere precum:
„Ca vizitator al standului nostru la expoziția Tehnologii noi în ingineria mecanică, ai fost ales/aleasă să participi la sondajul privind satisfacția vizitatorilor.”
sau
„Întrucât îi apreciem pe membrii echipei noastre, te invităm să participi la sondajul nostru de opinie în legătură cu satisfacția angajaților.”
Nu este recomandat să trimiți invitații celor care nu și-au dat acceptul să le primească sau să participe în astfel de comunicații. Cumpărarea și folosirea listelor de pe internet se poate dovedi riscantă deoarece există o mare șansă ca aceste mesaje să fie înregistrate drept spam. Acest lucru îți poate afecta imaginea companiei în mod negative.
Numele companiei trebuie să apară în subiectul email-ului
Destinatarii email-urilor vor fi mult mai liniștiți dacă știu exact de la cine au primit invitația înainte să o deschidă. Din acest motiv, este recomandat ca numele companiei să fie clar menționat în subiectul email-ului. „Flori violete” îți cere părerea sau „Ceasuri Bokov” este interesat de opinia ta. Este cu siguranță o idee mai puțin bună să folosești informații care prind la public, dar care induc în eroare. Este posibil ca acest lucru să dăuneze imaginii companiei tale și cu siguranță îi va opri pe mulți să îți completeze chestionarul.
Chiar și atunci când o companie de publicitate efectuează un studiu în numele unui client, este important ca acest lucru să fie precizat în mod clar și concis în invitație.
Acordă atenție filtrelor spam
În momentul când formulezi subiectul este important să eviți să folosești cuvinte sau caractere care pot fi băgate la categoria spam.
Unul dintre exemplele care activează filtrele spam este folosirea majusculelor. Chiar dacă acest lucru nu se întâmplă mereu, scrierea cu majuscule este percepută drept „țipat” sau „urlat” printre utilizatorii de internet. Prin urmare, nu este o idee bună să folosești majuscule în subiect.
Semnele de exclamare, simbolul dolarului și cuvintele care atrag atenția filtrelor pentru spam precum „un mesaj important”, „gratuit”, „câștigă”, „bani” etc, ar trebui, de asemenea, evitate.
Personalizarea este aliatul tău de valoare
Este întotdeauna o idee bună să le spui destinatarilor tăi pe nume. În general, sondajele efectuate prin email nu sunt considerate a fi anonime. Astfel, companiile pot beneficia de acest lucru și îi pot face pe respondenți să se simtă speciali și flatați.
Confidențialitatea informației
În momentul când participă la un sondaj de opinie, este important ca respondenții să știe că opinia lor este anonimă și că informațiile oferite rămân private. Cu toate acestea, când se folosește email-ul drept mod de cercetare, anonimitatea nu poate fi garantată în totalitate. Astfel, respondenții trebuie să fie asigurați că informațiile oferite vor fi folosite doar în scopul studiului și că nu vor fi abuzate în niciun fel.
Deși anonimitatea nu este un lucru care poate fi garantat de către creatorul sondajului, el/ea trebuie să evidențieze că discreția totală va fi asigurată. Includerea unei propoziții legate de acest subiect în introducerea sondajului de opinie este suficientă.
Mesaj de mulțumire
Este posibil să nu fie neapărată nevoie de un mesaj de mulțumire, dar niciodată nu strică să le mulțumești respondenților deoarece și-au dedicat din timpul lor, fie personal sau profesional, să îți facă o favoare. De aceea, aceștia merită apreciați!
Precizează clar scopul studiului
Este esențial să precizezi scopul sondajului de opinie și să îi asiguri pe respondenți că participarea lor va avea un impact pozitiv. Explică-le, de asemenea, și cum vor fi folosite rezultatele. De exemplu, „Răspunsurile tale ne vor ajuta să îmbunătățim serviciile educaționale pe care le oferim” sau „Informațiile colectate vor fi folosite la îmbunătățirea conținutului website-ului nostru”.
Pe de altă parte, nu intra prea mult în detalii. Cu cât descrierea este mai generală, cu atât respondenții se vor simți mai implicați.
Durata – specific-o în mod clar
Este bine să menționezi cât timp durează să completezi sondajul. În mod normal, o persoană răspunde la 5 întrebări de tip închis sau 2 de tip deschis pe minut.
Nu este îndeajuns să spui că studiul va fi „scurt” sau „simplu”. Aceste concepte sunt relative. Este de preferat să se menționeze un interval de timp concret, de exemplu „Va dura 5 minute să completezi chestionarul”.
Specifică clar un termen limită
Participanții ar trebui să fie informați cu privire la perioada de timp pe care o au la dispoziție pentru a se implica în sondaj. Unii dintre ei vor prefera să completeze chestionarul imediat. Alții nu o vor putea face pe loc și este posibil să vrea să amâne participarea. Astfel, este important să li se ofere posibilitatea să facă acest lucru și data finală când sondajul poate fi completat menționată.
Specifică clar recompensa
Unii administratori de sondaje de opinie preferă să ofere premii unora dintre respondenți imediat ce au completat sondajul. Acest lucru este un stimul pentru cote de răspuns mai ridicate. Dacă este cazul, recompensele trebuie menționate și în email-ul cu invitația. De asemenea, ar trebui inclusă și o scurtă descriere în legătură cu cine, când și cum poate câștiga premiul. Se recomandă ca regulile să fie descrise pe o pagină separată și să se ofere un link în email-ul inițial.
O șansă la dezabonare
Sună destul de neplăcut pentru cei care efectuează un studiu, dar adevărul este că există respondenți care nu vor dori să participe sau să mai primească invitații și la alte sondaje. Acestora le trebuie oferită posibilitatea să se dezaboneze, deci e bine ca acest lucru să fie și el inclus în email.
Contactează evaluatorul
Ar trebui ca respondenții să poată să îi contacteze pe administratorii sondajului de opinie. Aceștia pot avea întrebări suplimentare în legătură cu completarea chestionarului, pot avea dubii în legătură cu importanța anumitelor afirmații din cadrul chestionarului etc. Astfel, recenziile ar trebui să fie încurajate.
Nu te lungi
La finalul acestei lungi liste de sfaturi, este greu să vorbim despre concizie. Cu toate acestea, este foarte important ca mesajul din email să fie scurt și concis. Este normal pentru cercetător să încerce să explice totul în legătură cu studiul făcut, însă cei din fața ecranului vor decide în doar câteva secunde dacă să participe sau nu. Își vor da seama imediat de ce, pentru cine, cât durează și ce decizie vor lua în legătură cu sondajul. Deci, nu uita că și acest lucru este important!