Metoda de evaluare prin „feedback 360 de grade” este un instrument de cercetare performant folosit în cadrul marilor companii. Însă precum orice medicament puternic, trebuie manevrat cu pricepere, precizie și cu o claritate inconfundabilă a problemei în cauză. Vom încerca prin acest articol să descoperim câteva dintre capcanele acestei metode de cercetare.
Pentru a pune în lumină originea celor mai întâlnite greșeli, trebuie să vedem mai întâi cum se realizează evaluarea prin feedback 360 de grade.
Dezvoltarea chestionarelor: chestionarele pentru evaluările de 360 de grade includ în mod normal o scală predeterminată. Pot fi incluse întrebări legate de raportarea diferitelor arii de performanță (de exemplu: comunicare, lucrul în echipă, conducere. Inițiativă etc), dar și una sau mai multe întrebări de tip deschis.
Mijloace modern de cercetare online precum cele de pe Vevoc.com permit crearea unui singur chestionar pentru grupuri diferite de angajați. Chestionarul oferă apoi întrebări relevante fiecărui respondent în parte în mod dinamic. De exemplu, dacă respondentul are funcția de manager, atunci vor fi afișate întrebări legate de gestionarea angajaților, de calitățile de tutore etc.
Asigură confidențialitatea participanților: este obligatoriu să iei măsurile necesare pentru a asigura confidențialitatea rezultatelor feedback-ului. De exemplu: se pot combina evaluările mai multor angajați din subordinea managerului pentru a face o medie și pentru a ascunde identitatea fiecărui respondent în parte. Comentariile sau răspunsurile în scris pot fi prezentate pe scurt în rezultate pentru a masca identitatea autorului. Confidențialitatea ajută la obținerea unor rezultate reale.
Oferă instructaj: De foarte multe ori, procesul de a obține feedback presupune folosirea unuia sau mai multor chestionare, lucrul cu informații confidențiale și participarea persoanelor din domenii diferite din cadrul aceleiași companii. Astfel, este necesar să se ofere un instructaj adecvat. Angajații trebuie să fie informați cu privire la modul de folosire a evaluării de 360 de grade și motivul pentru care acesta este folosit în cadrul companiei din care fac parte.
Administrarea chestionarelor: pentru a obține rezultate bune este necesar să existe instrucțiuni clare și lipsite de ambiguitate în legătură cu modul de raspuns la întrebări (link către „cum se creează un sondaj”, etc.).
Analiza datelor: analiza de bază a datelor include media evaluărilor individuale. O investigație detaliată a datelor duce la crearea de segmente de analiză precum cele de productivitate, de comparație a performanțelor și așteptărilor, a scorurilor individuale, a celor mai bune și a celor mai puțin bune realizări etc. De asemenea, se poate face și o analiză și pe unități sau departamente.
Anunțarea rezultatelor: rezultatele feedback-ului ar trebui comunicate angajatului pentru care informațiile sunt relevante. Nu ar trebuie să fie obligatoriu pentru angajați să împărtășească rezultatele cu superiorul lor. Totuși, acest lucru se poate clasifica drept acțiune opțională în revizuirea permormanței angajaților.
GREȘELI DES ÎNTÂLNITE ÎN studiile cu feedback 360 de grade
Participanții nu sunt informați corespunzător
Înainte de începerea studiului, este vital ca toate părțile implicate să primească mesaje informative despre desfășurarea studiului cu feedback 360 de grade. Este de dorit ca mesajul să vină din partea unui membru din conducerea superioară a companiei. Scrisoarea ar trebuie să explice de ce se efectuează testul și cum vor fi folosite rezultatele de către manageri. Abia după ce participanții au înțeles întreg procesul, pot să ofere o evaluare sinceră și corectă.
Utilizarea datelor în mod incorect
Scopul revizuirii datelor într-un sondaj cu feedback 360 de grade ar trebuie să fie limitat creșterii și dezvoltării profesionale. Rezultatele adunate nu ar trebui sub nicio formă să fie folosite pentru decizii legate de angajări sau concedieri. Dacă respondenții simt că informațiile sunt folosite abuziv, angajații companiei nu vor oferi niciodată răspunsuri sincere la astfel de studii.
Confidențialitatea nu este garantată
Studiile cu feedback 360 de grade sunt bazate pe idea că oamenii se simt în siguranță când își spun părerea în anonimat. Rezultatele pot fi devastatoare dacă confidențialitatea și anonimitatea sunt compromise sau dacă cineva are doar impresia că sondajul nu este anonim.
Astfel, este important să fie menționat clar ce informații sunt confidențiale și anonime încă de la începutul sondajului. Aceste concepte și aplicarea lor trebuie să fie comunicată cu claritatea tuturor participanților! Oamenii trebuie să știe exact ce informații vor fi raportate și cui pentru a putea să își spună părerea în mod liber. Deși destinatarii feedback-ului pot insista că este important ca aceștia să primească cât mai multe informații posibil, este esențial să se asigure confidențialitatea evaluatorilor.
Gândește în perspectivă:
• Cum să îi tratezi pe respondenții care oferă o evaluare numerică;
• Cum vei introduce comentarii în scris – cele care vor fi scrise în câmpul liber de text;
• Cum vei face rezumatul informațiilor când vine vorba despre anumite categorii de respondenți;
• Cine va avea acces la informatii;
• Care este numărul minim de respondenți care vor răspunde la o anumită întrebare pentru ca aceasta să fie considerate drept feedback valabil;
• Care parte a feedback-ului procesat va fi trimis către evaluatori;
• Care parte a feedback-ului procesat va fi trimis către managerul persoanei evaluate.
Obiectivitatea nu este garantată
Dacă un angajat care este subiectul unei evaluări este rugat să își aleagă evaluatorul, este foarte posibil ca el/ea să îl aleagă pe cel care îi va face o evaluare pozitivă. Pentru ca procesul să fie obiectiv, evaluarea trebuie să includă și „prieteni” și „dușmani”. Oportunitățile care limitează obiectivitatea ar trebuie să nu fie permise. Se poate ajunge la acest lucru prin intervenția unui „audit intern” care deja cunoaște compania, departamentele, colegii, clienții etc.
Întrebările nu sunt relevante specificului companiei
Multe dintre marile companii de cercetare dețin deja propriul software de evaluare pe care îl vând și clienților lor. Totuși, este important ca aceste chestionare să fie personalizate în funcție de caracteristicile fiecărei companii, a competențelor angajaților și a obiectivelor companiei deoarece conducerea își cunoaște activitatea mai bine decât oricine. Mai mult decât atât, conducerea este cea care definește conceptele succesului și eșecului în cadrul companiei și nu altcineva!
Lipsa unui obiectiv concret
Și dacă toate greșelile și omisiunile de mai sus par clare și sună ca și cum se pot rezolva cu ușurință, atunci partea dificilă abia acum apare: un obiectiv concret.
Unul dintre principalele motive pentru care nu se reușește implementarea evaluării prin feedback 360 de grade este lipsa unui obiectiv concret. Acest lucru se întâmplă atunci când feedback-ul nu are legătură cu performanța companiei sau cu nevoile sale strategice. În schimb, studiul este făcut pentru că este la modă să se efectueze astfel de studii sau pentru că managerii au citit analize recente care indică realizarea studiilor de genul în cadrul companiilor celor mai de succes din lume.
Multe instituții folosesc sistemul de feedback 360 de grade în momentul în care încearcă să examineze probleme specifice în legătură cu productivitatea. Dacă te îndrepți către evaluarea prin feedback 360 de grade ca metodă de cercetare, gândește-te în profunzime la particularitățile și problemele specifice pe care vrei să le explorezi în acest fel.
Realizarea unui asftel de studiu fără a avea un scop specific este ca și cum ai prescrie antibiotice drept tratament împotriva unui virus: netratarea problemelor preexistente poate duce la rezultate nadorite. Astfel de studii au o rezonanță foarte puternică. Astfel, ar trebui să fie mânuite cu pricepere și cu un concept clar în minte. Acestea trebuie să fie concepute și implementate cu intenția atingerii unor nevoi de business concrete, specifice și strategice.