Chestionar pentru eveniment: înainte, în timpul și după

Un chestionar pentru eveniment are rost doar dacă răspunsurile lui mai pot schimba ceva. De aceea, la cele mai multe evenimente ajung cel mult trei chestionare scurte, fiecare cu rolul lui. Înainte de eveniment îi întrebi pe cei înscriși de ce vin și afli ce mai poți schimba: programul, formatul, meniul. În timpul lui pui una sau două întrebări la finalul fiecărei sesiuni, despre ce se poate repara chiar în ziua aceea. După eveniment ceri verdictul general, o notă pentru fiecare aspect și fiecare sesiune și afli dacă oamenii ar reveni, apoi compari răspunsurile cu ce își doreau la început. Ghidul e pentru cei care organizează conferințe, seminarii, workshopuri, târguri, evenimente corporate sau webinarii. Liste de întrebări găsești ușor; aici afli de ce pui fiecare întrebare și ce faci cu răspunsurile.

Pe scurt

• Pregătește cel mult trei chestionare scurte, câte unul pentru fiecare etapă, și leagă-l pe fiecare de o decizie pe care încă o poți lua.
• Înainte de eveniment, întreabă-i pe participanți de ce vin. Pune aceeași întrebare și la final, ca să poți împărți rezultatele după răspunsul la ea.
• În timpul evenimentului ajung una sau două întrebări, cu un link sau un cod QR la finalul sesiunii. Un chestionar nu ține locul unui ecran de vot în direct.
• După eveniment, trimite chestionarul repede și păstrează-l scurt: o singură scală echilibrată, cu fiecare punct numit în cuvinte, o singură idee pe rând și varianta „Nu am folosit”.
• Ordonează aspectele după ponderea nemulțumiților dintre cei care le-au evaluat și compară-i pe cei veniți prima dată cu cei care revin.

Trei chestionare scurte, fiecare legat de o decizie

Înainte să scrii prima întrebare, stabilește ce decizie susține fiecare chestionar, când pleacă și cât de lung poate fi.

Întreabă doar ce se mai poate schimba. O întrebare despre ziua preferată, după ce ai rezervat deja sala, doar lungește chestionarul. Iar lungimea are un preț: într-un experiment al lui Galesic și Bosnjak (2009), cu cât durata anunțată a chestionarului era mai mare, cu atât mai puțini oameni îl începeau și îl terminau, iar ultimele întrebări primeau răspunsuri mai grăbite și mai uniforme. O analiză Cochrane realizată de Edwards și colaboratorii săi (2023) a arătat că chestionarele electronice mai scurte cresc rata de răspuns (odds ratio 1,51), la fel ca stimulentele în bani (1,88) și cele fără valoare bănească (1,60), deși rezultatele au variat mult de la un studiu la altul.

Termenele din tabel sunt sfatul obișnuit, nu rezultatul unor studii: ghidurile firmelor de software pun chestionarul de dinainte cu una până la patru săptămâni înainte și pe cel de la final la 24 sau 48 de ore după eveniment, fără dovezi pentru vreuna dintre cifre. Important e ca cel de la final să plece cât experiența e proaspătă.

Chestionar înainte de eveniment: de ce vin participanții

Întreabă-i pe cei înscriși de ce vin, care dintre temele planificate îi interesează și doar acele detalii practice care nu sunt încă stabilite. Motivul participării devine apoi reperul cu care compari verdictul de la final.

• Motivul principal. „Care este principalul motiv pentru care participi?” Să aflu ce e nou în domeniu / Să învăț o abilitate anume / Să cunosc oameni noi din domeniu / Să-mi prezint sau să discut propria activitate / Altele (te rugăm să specifici). Alege „Un singur răspuns”, ca să poți împărți după el rezultatele de la final; cu „Răspunsuri multiple” afli mai multe, dar nu mai poți împărți rezultatele curat. Variantele trebuie să nu se suprapună, să acopere toate situațiile și să încapă pe un ecran de telefon.
• Temele. „Care dintre temele din program te interesează cel mai mult?” Scrie temele reale din programul provizoriu și setează „Numărul maxim de casete selectate” la 3. Numărătoarea îți arată ce sesiuni au nevoie de sălile mai mari.
• Logistica, doar cât e încă deschisă. Tipul de locație, ziua din săptămână și ora, fiecare cu varianta „Nu am o preferință”.
• Meniul. Bufet suedez / Masă servită / Nu am o preferință / Nu particip la cină.
• Restricții alimentare și nevoi de acces. O întrebare cu „Răspunsuri multiple” (Niciuna / Vegetarian / Vegan / De post / Fără gluten / Alergie la nuci / Altele (te rugăm să specifici)) și o întrebare deschisă, opțională, despre nevoile de acces. Întreabă doar ce le trebuie firmei de catering și celor de la locație, spune cine vede răspunsurile și șterge-le după eveniment.
• Însoțitori. „Vii cu un însoțitor?” Da / Nu / Încă nu știu. Te ajută să planifici locurile, cafeaua și materialele tipărite.
• Participări anterioare. „Ai mai participat la o ediție anterioară a evenimentului?” Da / Nu. Pusă din nou la final, întrebarea îi separă pe participanții noi de cei care revin.

Ține chestionarul separat de formularul de înscriere la eveniment, cu nume, firmă, tipul biletului și date de facturare. Lipit de înscriere, un chestionar de preferințe îi încetinește pe oameni exact când completează formularul.

În timpul evenimentului: o întrebare la final de sesiune, nu un vot în direct

Pune un chestionar de una sau două întrebări pe ultimul slide al fiecărei sesiuni sau zile, citește răspunsurile în pauză și repară ce se poate chiar în ziua aceea. Afișează linkul, sau un cod QR făcut din el cu orice generator de coduri QR, pe slide și în programul tipărit; Survey.ro nu generează coduri QR. Tipul „Sondaj cu o singură întrebare pe pagină”, din „Selectează tipul sondajului”, dă fiecărei întrebări un ecran separat, ceea ce merge bine pe telefon (vezi și sondaje pe telefon).

Răspunsurile se numără pe măsură ce sosesc, iar tu le vezi când deschizi rezultatele sau reîncarci pagina; nimic nu se actualizează singur. Nu există ecran de vot în direct, mod de prezentare, nor de cuvinte sau întrebări din public; pentru un vot afișat pe ecran îți trebuie un instrument dedicat de vot în timp real. „Publică rezultatele sondajului” creează o pagină cu rezultatele, dar ea arată situația din momentul în care s-a încărcat și afișează orice răspuns la întrebările deschise oricui are linkul.

Două folosiri merg bine în timpul sesiunilor:

• O întrebare pentru fiecare prezentare. Vorbitorul arată un chestionar cu o întrebare ca „Pe care dintre aceste metode le folosești acum?” și deschide rezultatele la final sau în pauză, ca să le discute cu sala.
• Verificarea „ce reparăm azi”. O întrebare deschisă, opțională, „Te împiedică ceva acum să urmărești sesiunile?”, prinde problemele de sunet, temperatură, locuri, cozi și cafea. Citește răspunsurile la fiecare pauză și pune întrebarea doar într-un chestionar cu setarea implicită pentru dispozitiv (secțiunea următoare).

Mai multe sesiuni evaluate de pe același telefon

Fă câte un chestionar scurt pentru fiecare sesiune și păstrează setarea implicită pentru dispozitiv. Setarea aceasta, „Un singur răspuns per dispozitiv (PC, tabletă, sau mobil)”, păstrează răspunsurile în browser timp de un an: cine redeschide chestionarul pe același dispozitiv își vede răspunsurile de data trecută și le poate modifica. Așa că un singur chestionar cu întrebarea „Ce sesiune evaluezi?” nu poate strânge de pe același telefon o a doua evaluare, separată; la redeschidere, omul doar o modifică pe prima.

Cele 30 de secunde nu se pot modifica și se aplică și pe telefoanele participanților: cine se oprește mai mult de jumătate de minut, de pildă ca să citească o notificare, pierde ce a scris. Nici evaluările date de aceeași persoană unor sesiuni diferite nu sunt legate între ele. Folosește varianta aceasta doar pentru o verificare cu întrebări închise, pe un singur ecran.

După eveniment: feedback de la participanți

Trimite chestionarul de la final repede și păstrează-l scurt: întrebări închise cât încap pe un ecran de telefon și cel mult două întrebări deschise, opționale. Folosește o singură scală echilibrată, cu fiecare punct numit în cuvinte, și întreabă din nou de ce au venit oamenii. Pune linkul în e-mailul de mulțumire, pe ultimul slide și pe pagina evenimentului sau include chestionarul direct în pagină, din „Integrarea cu pagina ta web”. Dacă vrei un punct de plecare, Survey.ro are un formular de feedback pentru eveniment gata făcut, pe care îl poți adapta după regulile de mai jos.

Invitațiile trimise din Survey.ro intră în limita lunară de invitații prin e-mail a planului, așa că pentru o listă mare e mai simplu să pui linkul în propriul e-mail de mulțumire (vezi ghidul despre invitații prin e-mail). Nu există mesaje de reamintire automate. Poți trimite un al doilea e-mail grupului „Nu au răspuns la invitația pe e-mail”, dar grupul îi cuprinde doar pe cei care chiar nu au răspuns dacă monitorizarea răspunsurilor, dezactivată implicit, era activată când ai trimis invitațiile; altfel mesajul pleacă la toată lista. Monitorizarea leagă fiecare răspuns de adresa destinatarului, iar invitația îi anunță pe oameni de acest lucru.

O tragere la sorți cu premii poate crește numărul de răspunsuri (vezi și alte idei pentru mai mulți participanți care răspund). Înscrie-i în tragere pe toți cei care răspund, indiferent ce au răspuns. Mai multe răspunsuri nu înseamnă neapărat răspunsuri mai reprezentative, iar tragerea la sorți cere un nume sau o adresă de e-mail, deci răspunsurile pot fi legate de o persoană: spune asta deschis și pune la final o întrebare opțională pentru datele de contact.

Exemple de întrebări și decizia pe care o susține fiecare

Partea centrală e un chestionar de satisfacție de câteva întrebări; ultima coloană arată ce decizie susține fiecare.

Rândurile matricei, câte o idee pe rând: conținutul programului, vorbitorii, cât de ușor s-a ajuns la locație, confortul sălii (scaune, temperatură), sunetul, proiecția, mâncarea, pauzele de cafea, înregistrarea la intrare, raportul calitate–preț al biletului (la evenimentele cu plată) și parcarea (dacă a existat).

Scalele. Evaluările sunt mai fiabile când fiecare punct al scalei e numit în cuvinte, în pași aproximativ egali, iar un punct de mijloc ajută (Krosnick și Presser, 2010); cele mai multe dovezi recomandă între cinci și șapte puncte (Maitland, 2009). Scala așteptărilor are un singur sens, de la „Deloc” la „În totalitate”. Scala revenirii are două variante negative, ca să vezi cine nu mai vine; dacă vrei și „Încă nu m-am hotărât”, pune-o după scală, nu la mijlocul ei.

Matricea. Pe ecranul de rezultate, procentele unei întrebări de tip „Matrice” sunt calculate pe rând, iar „Nu am folosit” face parte din rând, așa că ponderea nemulțumiților dintre cei care au evaluat o calculezi din numere sau din export. Nu alege „așează coloanele la întâmplare” sau „așează-le pe ambele la întâmplare”, care amestecă scala; „așează rândurile la întâmplare” e în regulă.

Întrebările repetate și cele deschise. Motivul participării și întrebarea despre edițiile anterioare, puse din nou, îți permit să împarți rezultatele chiar din acest chestionar, fără să legi răspunsurile cuiva între chestionare. Lasă-le cu „Un singur răspuns”, pentru că un filtru pe o întrebare cu „Răspunsuri multiple” găsește doar exact combinația bifată. Oamenii sar peste întrebările deschise mult mai des decât peste cele închise (Pew Research Center, 2021), așa că pune cel mult două; vezi și când merită o întrebare deschisă.

Net Promoter Score (NPS) e opțional: „Cât de probabil este să recomanzi acest eveniment unui prieten sau unui coleg?”, de la 0 la 10. Scorul este procentul promotorilor (9–10) minus procentul detractorilor (0–6). Survey.ro nu are un tip de întrebare NPS și nici un raport NPS, așa că folosește o întrebare cu „Un singur răspuns”, cu variante de la 0 la 10, și calculează scorul după „Exportă în Excel”.

Vorbitori și sesiuni

Evaluează sesiunile și vorbitorii în grile separate și scurte.

• Grila sesiunilor. Un rând pentru fiecare sesiune, cu titlul și numele vorbitorului, aceleași cinci variante și o coloană „Nu am participat”. Păstreaz-o la cel mult șase-opt rânduri: pe telefon, grilele lungi duc la aceeași coloană bifată de sus până jos, la abandon și la rânduri sărite (Krosnick și Presser numesc asta satisficing: un răspuns „destul de bun”, dat cu efort minim). La un program mai mare, pune pe o pagină separată întrebarea „La ce secțiune ai participat?”, cu „Un singur răspuns”, apoi folosește regula „Afișează întrebarea” ca să afișezi fiecare grilă doar celor care au participat. Dacă oamenii trec de la o secțiune la alta, fă câte un chestionar pentru fiecare sesiune.
• Grila vorbitorilor. Trei rânduri: cât de bine cunoaște tema, claritatea prezentării și răspunsurile la întrebări.
• O singură sesiune. Identific-o printr-o întrebare de tip „Liste verticale”, cu variante de forma „ziua, ora, titlul”, nu prin trei câmpuri de text liber, scrise de fiecare în felul lui și imposibil de numărat.

Dacă toate sesiunile sunt evaluate la final, le poți compara una cu alta, dar amintirile participanților se estompează și impresia generală le colorează; evaluarea făcută imediat după fiecare sesiune prinde impresii mai proaspete, dar întrerupe mai des. Modelul Kirkpatrick recomandă verificări pe parcursul programului, nu doar la final: folosește întrebarea de după fiecare sesiune pentru sesiuni și grila de la sfârșit pentru program în ansamblu. O diferență mică între doi vorbitori nu e un clasament.

Oamenii își ajustează răspunsurile ca să evite jena, mai ales când e cineva de față (Tourangeau și Yan, 2007). Un formular online, completat de fiecare pe telefonul lui, poate aduce comentarii mai sincere despre vorbitori decât o foaie de hârtie predată la ușă, deși efectul scade dacă formularul cere numele. Arată-le vorbitorilor doar rezultate agregate și nu numi chestionarul anonim.

Greșeli frecvente în chestionarele pentru evenimente

Cele mai multe liste de întrebări pentru evenimente repetă aceleași șase greșeli. Verifică-ți chestionarul după ele. Prima este întrebarea dublă; vezi de ce fiecare rând trebuie să întrebe un singur lucru.

Cum citești răspunsurile și ce schimbi

Ordonează aspectele după ponderea răspunsurilor nemulțumite dintre cei care le-au evaluat, împarte rezultatele între participanții noi și cei care revin și după motivul participării, grupează răspunsurile deschise pe teme și spune câți oameni au răspuns.

Ponderea nemulțumiților. Pentru fiecare aspect, împarte numărul celor care au ales „Nemulțumit/ă” sau „Foarte nemulțumit/ă” la numărul celor care l-au evaluat, fără „Nu am folosit”. Să zicem că 85 de oameni au răspuns pe rândul despre pauzele de cafea, 25 au ales „Nu am folosit”, iar 12 au fost nemulțumiți: ecranul de rezultate arată 14% (12 din 85), dar ponderea dintre cei care au evaluat este de 20% (12 din 60). Ordonează după această pondere, nu după medie, care poate ascunde o minoritate nemulțumită.

Împărțirea pe grupuri. Ca să vezi doar participanții noi sau un singur motiv de participare, folosește „Creează un filtru”: alegi „Când întrebarea”, apoi întrebarea despre edițiile anterioare, „este egal cu” și varianta „Nu”. Ca să pui două întrebări față în față, deschide „Analize comparative”, care funcționează cu întrebări cu un singur răspuns, cu răspunsuri multiple, cu liste verticale și cu imagini.

Înainte și după. Compară ce au spus oamenii că așteaptă de la eveniment cu nota pentru așteptări, împărțită după motivul declarat la final. Compară grupuri, nu persoane: ca să potrivești răspunsurile aceluiași om din două chestionare, ar trebui să legi fiecare răspuns de un nume.

Răspunsurile deschise. Citește-le pe toate, grupează-le în câteva teme, numără câte răspunsuri are fiecare temă și citează unul sau două răspunsuri tipice.

Cine a răspuns. Feedbackul vine doar de la cei care au ales să-l dea, iar rata de răspuns nu arată singură dacă răspunsurile sunt distorsionate (Groves și Peytcheva, 2008). Scrie lângă fiecare grafic „au răspuns N din aproximativ M participanți”, cu M luat din lista de prezență, pentru că e-mailul de mulțumire ajunge și la cei înscriși care nu au venit. Verifică dacă participanții noi și cei care revin au răspuns cam în aceleași proporții ca pe lista de prezență.

Numere mici. Arată numerele, nu doar procentele: un nemulțumit din cinci înseamnă 20%. Sub aproximativ 30 de evaluări pe un aspect, acționează doar acolo unde numărul nemulțumiților e clar mai mare, nu pe o diferență de unul sau doi oameni.

De la o ediție la alta. Compară edițiile doar cu aceleași întrebări și aceeași scală; un set nou de variante strică comparația. În invitația pentru ediția următoare, spune-le participanților ce s-a schimbat datorită răspunsurilor lor.

Evenimente de mai multe zile și traininguri

La un eveniment de mai multe zile, trimite la sfârșitul fiecărei zile un formular de una până la trei întrebări (ce reparăm mâine, cea mai utilă sesiune a zilei) și chestionarul complet o singură dată, după ultima zi. Fă câte un chestionar pentru fiecare zi, cu setarea implicită pentru dispozitiv, din motivele explicate la „Mai multe sesiuni evaluate de pe același telefon”.

La un training, chestionarul de la final măsoară reacția, primul dintre cele patru niveluri ale modelului Kirkpatrick: cum au trăit participanții trainingul. Învățarea, comportamentul și rezultatele se măsoară altfel și mai târziu. Pentru întrebări gata făcute, vezi chestionarul de evaluare a trainingului.

Trei chestionare, câte o decizie fiecare

Fiecare dintre cele trei chestionare susține altă decizie. Înainte de eveniment afli de ce vin oamenii și ce e încă deschis. În timpul lui pui una sau două întrebări pe sesiune și le citești în pauză. După el trimiți un singur chestionar scurt, cu o scală echilibrată și numită complet, o idee pe rând, varianta „Nu am folosit” și motivul participării întrebat din nou. Apoi ordonează aspectele după ponderea nemulțumiților dintre cei care le-au evaluat și compară-i pe participanții noi cu cei care revin.

Înainte de următorul eveniment, notează tot ce e încă deschis, de la program la meniu, și construiește din lista asta chestionarul de dinainte. Scrie în același timp și chestionarul de la final, ca întrebarea despre motivul participării să fie formulată identic în amândouă.

Citește și

• Cum ceri feedback vizitatorilor site-ului: ce, unde și când
• Cercetarea de piață în era digitală
• Cum să fim atenți la feedback-ul clienților noștri?